Automation als Schlüssel zur digitalen Prozessoptimierung

Es gibt einige überzeugende Argumente für die Automatisierung Ihres Workflows:

• Steigerung der Effizienz
• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit (denn seien wir ehrlich, niemand gibt gerne stundenlang Daten manuell ein)
• Steigerung der Produktivität
• Genauigkeit von Daten und Aufgaben und Fehlerminimierung
• Prozesse werden universell und erreichen überall die gleichen Standards
• Jeder Lead oder Deal erhält den gleichen hohen Standard
• Besseres Reporting und leichtere Identifizierung von Verbesserungspotenzialen

Sobald Sie einen Workflow automatisiert haben, können Sie diesen auf weitere Abläufe anwenden, um so zeitaufwändige Aufgaben in den Arbeitsprozessen Ihrer Teams zu automatisieren.

Bevor Sie jedoch mit der Automatisierung Ihres Prozesses beginnen, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Prozess auch funktionsfähig und sinnvoll ist. Denn alle Digitalisierung und Automatisierung bringt nichts, wenn der Prozess an sich nicht gut ist.

Wir gehen hier kurz darauf ein, wie Sie Ihren Prozess prüfen können, damit die Umsetzung der Automatisierung erfolgreich wird.

Bevor wir uns die Möglichkeiten anschauen, welche Bereiche Sie automatisieren und optimieren können, hier ein Tipp für die Auswahl eines Automation-Tools:

Wenn Sie nach einem Tool suchen, schauen Sie als erstes nach den Schnittstellen und prüfen Sie, was hier alles möglich ist.

Wenn keine offenen Schnittstellen (API) verfügbar sind, sollten Sie sich nicht weiter mit diesem Tool beschäftigen, sondern nach besseren Optionen suchen.

APIs helfen Ihnen, flexibel zu sein und eigene Systemlandschaften aufzubauen, die gut und möglichst automatisch funktionieren. Sie erhalten damit sauber strukturierte Daten, mit denen Sie sofort arbeiten können.

Wir kennen es alle. Sich wiederholende Aufgaben sind nervig und senken die Motivation. Roboter tun sich mit solchen Aufgaben leichter.

Die Robotic Process Automation (RPA) ist die Automatisierung alltäglicher und sich wiederholender Aufgaben, die der Mensch nicht machen will. RPA automatisiert sich wiederholende Arbeitsabläufe, um die menschliche Beteiligung an ihnen zu verringern und somit eine höhere Produktivität und Genauigkeit zu gewährleisten. Beispiele sind Dateneingabe, Rechnungsverarbeitung oder E-Mail-Management. Roboter können rund um die Uhr und ohne Pause weiterarbeiten und dabei verlässliche Ergebnisse liefern. Menschen hingegen benötigen Pausen, sonst sind die Ergebnisse fehleranfällig.

Mit Low-Code und No-Code Plattformen schafft die IT die Grundlage für eine skalierte, geschäftsgetriebene Digitalisierung. Low-Code oder No-Code ist ein UI-basierter Ansatz für die Softwareentwicklung, der auf die klassische textbasierte Programmiersprache verzichtet und stattdessen auf visuelle Tools setzt. Diese Plattformen demokratisieren die Entwicklung von Tools und Lösungen für eine schnellere Digitalisierung. Sie reduzieren Zeit und Kosten für Entwicklung und Bereitstellung von Software und können die Lücke bei technischen Fähigkeiten schließen.

Um den Umfang Ihrer Prozessautomatisierungsstrategie zu erweitern, können RPA (Robotic Process Automation) und IPA (Intelligent Process Automation) zusammenarbeiten.

RPA bezieht sich auf den Einsatz von Software-Robotern oder Bots, um repetitive Aufgaben in Geschäftsprozessen zu automatisieren. IPA geht einen Schritt weiter und nutzt zusätzlich KI-Technologien wie maschinelles Lernen und natürliche Sprachverarbeitung, um auch komplexe Aufgaben und Entscheidungsprozesse zu automatisieren.

Durch den Einsatz von Chatbots oder Sprachassistenten im Customer Support können Unternehmen erhebliche Zeit- und Ressourceneinsparungen erzielen. Beispielsweise können Chatbots Angebotsanfragen oder allgemeine Fragen automatisch beantworten, ohne dass Supportmitarbeitende eingreifen müssen. Das entlastet das Support-Team, sodass sie sich auf komplexere Anfragen konzentrieren können. Gleichzeitig bietet es den Kund:innen eine bessere Erfahrung, da der Chatbot bzw. der Kundenservice 24/7 für Fragen erreichbar ist.

Zudem lassen sich durch diese Dienste auch verkaufsrelevante Daten automatisch erfassen und analysieren.

Digitale Projektmanagement-Tools wie Asana, Trello oder Monday erleichtern die Planung, Organisation und Kommunikation im Team und automatisieren Routineaufgaben wie Statusberichte oder Erinnerungen.

Customer Relationship Management (CRM) und Marketing-Automation-Tools (wie Salesforce, HubSpot oder Mailchimp) zeichnen sich durch ihre hohe Transparenz und Flexibilität aus. Sie helfen dabei, Vertriebs- und Marketingprozesse zu optimieren, Kundendaten und -kontakte übersichtlich zu verwalten, Kundeninteraktionen zu steuern, Sales-Pipelines zu verfolgen, Verkaufsaktivitäten zu planen, konkrete Verkaufschancen zu identifizieren und personalisierte Kampagnen zu erstellen. Die meisten dieser Systeme sind sehr benutzerfreundlich aufgebaut und können problemlos in bestehende Geschäftsprozesse integriert werden.

Onboarding

Wenn ein Unternehmen neu eingestellte Personen oboarden will, kann dieser Prozess für HR zum echten Zeitaufwand werden.

Denn: Bei neu eingestellten Mitarbeitenden muss jemand aus HR alle Personendaten (persönliche Angaben, Steuernummer, Adresse usw.) manuell in das Lohnabrechnungssystem eingeben. Diese Daten müssen dann widerum in andere Systeme wie Versicherungen, Krankenkasse oder Reisekostenabrechnung eingegeben werden. Das lässt viel Raum für menschliche Fehler.

Automatisierung kann hier Abhilfe schaffen. Durch die Automatisierung dieses Prozesses kann Ihr Unternehmen nicht nur HR-Mitarbeitende von der manuellen Dateneingabe entlasten und viel Zeit sparen, sondern auch sicherstellen, dass Ihre Datenbanken genauer gepflegt werden.

Recruiting

Bei LightsOn pflegen wir alle Mitarbeiterdaten in Personio. Personio gehört zu den beliebtesten HR-Software-Anbietern, der sich bestens mit den aktuellen Trends und Herausforderungen im Bereich HR und Recruiting auskennt. Über Personio können Mitarbeiterdaten in alle anderen Systeme weiterübermittelt werden. Wir müssen nichts doppelt pflegen. Felder können zudem flexibel erweitert werden, was das System individuell anpassbar macht.

Mit Personio können Stellenanzeigen auf unterschiedlichen Plattformen veröffentlicht werden. Im Bewerbungsprozess können dann z. B. alle relevanten Personen für eine Stelle ausgewählt werden, um diesen einen Terminlink zu schicken. Über diesen können sie selbst einen passenden Termin mit ihrem Ansprechpartner buchen. Manuelle Pflege und copy/paste waren gestern. Nahtlose Integration ist heute.

Zusammengefasst: Vorteile der Automation im Personalwesen

• Produktivitätssteigerung durch schnelle Datenverarbeitung und -eingliederung
• Reduzierung von Lager- und Druckkosten, die mit der papierbasierten Personalverwaltung einhergehen
• Effizientere Einstellungsverfahren
• Bessere Analyse und Verschlankung der Prozesse im HR

Zusammengefasst lässt sich sagen, dass Automatisierungslösungen eine echte Chance bieten, die Effizienz und Produktivität zu steigern und wichtige Prozesse zu optimieren. Sie können sich damit von manuellen, zeitraubenden Prozessen verabschieden und sich auf Ihre eigentlichen Kernkompetenzen konzentrieren.

Automatisierungslösungen ermöglichen es, das volle Potenzial der Mitarbeitenden auszuschöpfen und effektiv einzusetzen. Die Automatisierung sollte jedoch nicht als Mittel zur Kosteneinsparung betrachtet werden, sondern vielmehr als Chance, Ressourcen sinnvoll zu nutzen.

Insbesondere im Hinblick auf die zunehmende Konkurrenz und den wachsenden Druck auf Unternehmen, flexibel und schnell auf Veränderungen im Markt zu reagieren, kann die Investition in Automation-Tools zum echten Gamechanger und Wettbewerbsvorteil werden.